Warum die E-Rechnung eingeführt wurde
Die Einführung der E-Rechnung dient der Standardisierung und Automatisierung des Rechnungsverkehrs im B2B-Bereich. Ziel ist es, Medienbrüche zu vermeiden, Fehlerquellen zu reduzieren und Prozesse effizienter zu gestalten.
Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen eine automatische Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand erheblich – insbesondere bei der Prüfung, Kontierung und Archivierung von Eingangsrechnungen.
Für Bauunternehmen mit hohem Rechnungsvolumen ist dies ein klarer Effizienzgewinn.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen und maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird.
Wichtig:
Eine reine PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung.
Zulässige Formate gemäß der europäischen Norm EN 16931 sind insbesondere:
- XRechnung (reines XML-Format)
- ZUGFeRD 2.x (XML-Datensatz integriert in ein PDF)
Nur diese strukturierten Formate ermöglichen eine automatische Weiterverarbeitung in Softwarelösungen.
Gesetzliche Fristen und aktueller Stand (2026)
Die Einführung erfolgt stufenweise:
Seit 1. Januar 2025
- Unternehmen im B2B-Bereich müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Übergangsregelung bis Ende 2026
- Papierrechnungen und PDFs sind nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Ab 1. Januar 2027
- Für größere Unternehmen entfällt die Übergangsregelung schrittweise.
Ab 1. Januar 2028
- Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich verpflichtender Standard für inländische Umsätze.
Unternehmen sollten daher spätestens jetzt vollständig auf strukturierte Rechnungsformate umgestellt haben.
E-Rechnung in Ihrer Pro-Bau/S® AddOne-Lösung
Finanzbuchhaltung
Wenn Sie Eingangsrechnungen direkt in der Finanzbuchhaltung buchen, steht Ihnen die E-Rechnungsfunktion als Erweiterung zur Verfügung.
- Verarbeitung von XRechnung (XML)
- Verarbeitung von ZUGFeRD (XML + PDF)
- Direkte Übernahme strukturierter Daten
Voraussetzung ist ein gültiger Software-Service- und Betreuungsvertrag.
Rechnungseingangsbuch
Im AddOne Rechnungseingangsbuch werden strukturierte E-Rechnungen direkt im Modul verarbeitet.
- Automatische Datenerkennung und -übernahme
- Bereitstellung für Prüfung und Freigabe
- Integration in Ihren bestehenden Workflow
So integrieren Sie E-Rechnungen nahtlos in Ihre Prozesse.
Zusatzmodul E-Rechnung
Mit dem Zusatzmodul erweitern Sie Ihr Rechnungseingangsbuch um zusätzliche Funktionen für gemischte Rechnungseingänge.
- OCR-Erkennung für PDF- und Papierrechnungen
- Datenübernahme bis auf Positionsebene
- Verarbeitung strukturierter und hybrider Formate
Damit sind Sie für alle Arten von Rechnungseingängen vorbereitet.
Rechnungsausgang
Auftragsbearbeitung / Faktura
In der Auftragsbearbeitung können strukturierte E-Rechnungen bereits heute erstellt und versendet werden.
- XRechnung (XML)
- ZUGFeRD (XML + PDF)
Damit erfüllen Sie die Anforderungen der Norm EN 16931 und versenden Rechnungen rechtskonform im B2B-Bereich.
Klein- und Lieferscheinfaktura
Auch in der Klein- und Lieferscheinfaktura steht die E-Rechnungsfunktion zur Verfügung.
- XRechnung (XML)
- ZUGFeRD (XML + PDF)
So können Sie sowohl Projektabrechnungen als auch kleinere Rechnungen digital und gesetzeskonform versenden.
Anzeige und Prüfung von E-Rechnungen
Kostenloser E-Rechnungs-Viewer (Quba)
Zur Anzeige strukturierter E-Rechnungen empfehlen wir den kostenlosen E-Rechnungs-Viewer von Quba.
Mit dem Viewer lassen sich XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien übersichtlich darstellen und prüfen. So können strukturierte XML-Daten auch visuell kontrolliert werden.
Sie haben Fragen? Wir sind gerne für Sie da.
Kundenberatung / Vertrieb
Fon: 05 21 / 9 28 70-0
Mail: info@probau-s.de
Oder füllen Sie direkt unseren Beratungscheck aus!
Häufige Fragen zur E-Rechnung im Bau
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Format nach EN 16931 zu empfangen.
Dies betrifft alle Unternehmen unabhängig von Größe oder Branche.
Bis 31. Dezember 2026 dürfen Papierrechnungen oder reine PDFs weiterhin verwendet werden – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
Strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD sind jedoch bereits der Standard und zukunftssicher.
Ab 2027 greifen weitere Einschränkungen für nicht strukturierte Rechnungsformate.
Spätestens ab 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen vollständig erfüllen.
Das bedeutet: Der strukturierte elektronische Rechnungsversand wird zum Regelfall.
Nein. Eine einfache PDF-Datei gilt nicht als elektronische Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen – z. B.:
- XRechnung (XML)
- ZUGFeRD (XML + PDF)
Im Rechnungseingang und -ausgang werden unterstützt:
- XRechnung (XML)
- ZUGFeRD (XML + PDF)
Optional steht ein Zusatzmodul mit OCR-Erkennung für PDF- und Papierrechnungen zur Verfügung.
Ja. Wenn Sie Eingangsrechnungen direkt in der Finanzbuchhaltung buchen, können strukturierte Rechnungsdaten automatisch eingelesen und verarbeitet werden.
Voraussetzung ist ein gültiger Software-Service- und Betreuungsvertrag.
- Automatisierte Datenübernahme
- Weniger Erfassungsaufwand
- Schnellere Freigabeprozesse
- Reduzierte Fehlerquote
- Revisionssichere Archivierung
- Bessere Nachvollziehbarkeit für Projekte und Kostenstellen
Gerade im Bau mit hohem Rechnungsvolumen bringt die strukturierte Verarbeitung deutliche Effizienzgewinne.
Empfang: Ja – das ist seit 2025 Pflicht.
Versand: Übergangsfristen gelten noch, aber eine frühzeitige Umstellung ist empfehlenswert.
Wer jetzt umstellt, vermeidet spätere Systemumstellungen unter Zeitdruck.