Zentrale Dokumentenverwaltung für Bauprojekte
Mit dem Dokumentenarchiv von Pro-Bau/S® AddOne verwalten Sie Bau- und Unternehmensunterlagen vollständig digital und projektbezogen. Korrespondenz, Rechnungen, Pläne und weitere Dokumente werden zentral abgelegt und strukturiert organisiert.
Eingescannte Unterlagen lassen sich per Drag & Drop in individuelle Kategorien einordnen. Leistungsfähige Suchfunktionen sorgen dafür, dass Informationen schnell wiedergefunden werden – unabhängig davon, wer sie abgelegt hat oder wann sie erstellt wurden.
Durch automatisierte Abläufe und klare Strukturen reduzieren Sie Rückfragen im Team und schaffen Transparenz über Projekte, Dokumente und Beteiligte.
Ihre Vorteile im Überblick
- Schnelle Suche und direkter Zugriff auf Dokumente
- Transparente, jederzeit verfügbare Informationen
- Einheitliche Vorlagen für eine konsistente Außendarstellung
- Vollständige, zentral archivierte Projektdokumentation
Struktur, Sicherheit und transparente Dokumentation
Klare Strukturen, hohe Datensicherheit und eine übersichtliche Bedienung sorgen dafür, dass Projektdokumente sicher organisiert und jederzeit auffindbar sind. Durch die zentrale Ablage bleiben Informationen nachvollziehbar und konsistent verfügbar.
So verbessern Sie interne Abläufe, reduzieren Abstimmungsaufwand und stellen Ihrem Team jederzeit aktuelle, projektbezogene Unterlagen bereit.
Dokumentenarchiv im Überblick
Projektunterlagen zentral strukturieren und verwalten
Funktionen im Überblick
Die zentrale Projektablage ermöglicht eine strukturierte und revisionssichere Dokumentation aller Unterlagen. Klare Kategorien, Suchfunktionen und definierte Abläufe unterstützen eine nachvollziehbare Organisation und verbessern die interne Informationsverfügbarkeit.
Dokumente scannen
Dokumente, die Sie per Post erhalten, scannen Sie einfach ein und speichern diese im Windows-Explorer. Auch mehrseitige Dokumente sind kein Problem.
Ihre Dokumente werden im Dokumentenarchiv übersichtlich in verschiedenen Elementen und Kategorien geordnet. Sie können einfach per Mausklick das Element oder die Kategorie für das Dokument auswählen. Ihren Vorlagen können Sie bereits feste Kategorien zuordnen.
Dokumente archivieren
Hier bietet das Dokumentenarchiv eine besonders einfache Handhabung. Vorhandene elektronische Dokumente lassen sich einfach aus dem Windows-Explorer per Drag & Drop in das Archiv einfügen. Sie können auch gleich mehrere Dokumente archivieren indem Sie mehrere Dokumente oder ganze Ordner markieren. Mit Pro-Bau/S® erstellte Dokumente (wie etwa Rechnungen) werden automatisch archiviert.
Dokumente können ebenfalls aus anderen Modulen via Drag & Drop ins "Floating-Archiv" verschoben werden. Diese Funktion finden Sie überall, wo Ihnen das Ikon "Dokumente" in der "Ribbon-Leiste" angezeigt wird. Über das Dropdown können Sie Dateien oder Ordner aus dem Explorer auswählen. Die Metainformationen werden je nach ausgewähltem Angebot, - AVA-Projekt, - Auftrag oder fokussiertem Datensatz vorbelegt.
E-Mail archivieren
Über das installierte Outlook PlugIn können Sie im Pro-Bau/S® AddOne - Dokumentenarchiv empfangene und gesendete E-Mails archivieren. Verwalten Sie wichtige E-Mail-Informationen durch eine einfache Zuordnung der Metainformationen.
Metainformationen wie Kostenstelle, Adressen und Ansprechpartner können vorbelegt werden. Zudem können Sie verknüpfte Metadaten (Adresse, Angebot, Ansprechpartner, Fakturaprojekt, Gewerk, Kategorie, Kostenstelle, Personal, Projektklammer, Datum, Notizen) der selektierten Metainformation hinzufügen, z.B. Angebot und Adresse bei einem Fakturaprojekt. Je Metainformation kann nur eine Auswahl genutzt werden (z.B. nur eine Kostenstelle). Die Aufteilung der sichtbaren Metainformationen kann via Drag & Drop individuell angepasst werden.
Dokumente bearbeiten
Auf Ihre Dokumente können Sie jederzeit schnell zugreifen. Sie können das Dokument ansehen, drucken oder auch kopieren und als „neues“ Dokument bearbeiten und archivieren.
Das Dokumentenarchiv ist multi-userfähig. Sie können von mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig auf Ihre Dokumente zugreifen: archivieren, ordnen, bearbeiten, suchen. Und das natürlich über Benutzerberechtigungen gesteuert.
Dokumente suchen
Damit Sie auch bei umfangreichen Dokumentensammlungen nicht den Überblick verlieren, können Sie mit den integrierten Suchfunktionen gezielt nach Dokumenten suchen lassen. Dynamische Filter, Gruppier- und Sortierfunktionen sorgen für eine stets übersichtliche elektronische Bauakte.
Sicherheit
Ihre Dokumente werden im Dokumentenarchiv in einer separaten Microsoft SQL-Datenbank gespeichert und können direkt über die integrierte Datensicherungsfunktion separat gesichert werden.
Leistungsmerkmale
- Zentrale Dokumentenverwaltung als „elektronische Bauakte“
- Archivierungsmöglichkeit für alle elektronischen Daten, wie z. B.:
- Office-Dokumente (doc; docx, xls, xlsx; ppt; pptx)
- PDF und Grafiken (z. B.: JPEG; GIF; TIF, BMP)
- Outlook-E-Mails (msg)
- Automatische Archivierung von Pro-Bau/S®-Daten (wie z. B.: Rechnungen; Angebote)
- Ablage und Verwaltung aller elektronischen Daten nach folgenden Elementen:
- Adresse; Angebot; Kostenstelle; Auftrag
- Übernahme von Dateien oder Ordnern aus dem Windows-Explorer zum Dokumentenarchiv
- Drag & Drop – Funktionalität (z. B.: bei der Übernahme von Dateien oder Ordnern)
- Lokales „auslagern“ einer Bauakte für die mobile Nutzung
- z. B.: für Auftraggebergespräch vor Ort
- Kategorisierung nach frei definierbaren Kategoriegruppen und Kategorien
Kundennutzen
- Zeitersparnis | Einfache Suche – schnelles Finden
- Hohe Informationsqualität durch sofort verfügbare, transparente Information
- Corporate Design | Einheitliche Außendarstellung durch zentrale Unternehmensvorlagen
- Vollständige „elektronische Bauakte“
Zentrale Verwaltung und mobiler Zugriff
Die Bearbeitung, Strukturierung und Archivierung der Projektdokumente erfolgt im zentralen System. Dort werden Unterlagen organisiert, kategorisiert und dauerhaft abgelegt.
Für den mobilen Zugriff steht ergänzend AppOne zur Verfügung. Dokumente können auf der Baustelle eingesehen werden, während Verwaltung und Ablage weiterhin zentral gesteuert bleiben. So bleiben Projekte transparent, Informationen konsistent verfügbar und Prozesse klar getrennt zwischen Büro und Baustelle.
Sie haben Fragen? Wir sind gerne für Sie da.
Kundenberatung / Vertrieb
Fon: 05 21 / 9 28 70-0
Mail: info@probau-s.de
Oder füllen Sie direkt unseren Beratungscheck aus!
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Bauakte
In der zentralen Projektablage können Korrespondenz, Rechnungen, Pläne sowie weitere projekt- und unternehmensbezogene Unterlagen strukturiert archiviert werden. Die Ablage erfolgt projektbezogen und nachvollziehbar.
Dokumente lassen sich per Drag & Drop individuellen Kategorien zuordnen. Dadurch kann eine unternehmensspezifische Struktur aufgebaut werden, die eine klare und konsistente Ablage unterstützt.
Über integrierte Suchfunktionen können Dokumente projektbezogen oder anhand gespeicherter Informationen schnell gefunden werden. Das reduziert interne Rückfragen und beschleunigt Arbeitsabläufe.
Die Dokumente werden strukturiert und nachvollziehbar abgelegt. Dadurch entsteht eine revisionssichere Dokumentation aller projektrelevanten Unterlagen.
Alle Beteiligten greifen auf dieselben, aktuell abgelegten Informationen zu. Das erhöht die Transparenz im Projekt, vereinfacht Abstimmungen und sorgt für eine einheitliche Informationsbasis.
Die Bearbeitung und Archivierung erfolgt im zentralen System. Für die mobile Ansicht von Dokumenten steht ergänzend AppOne zur Verfügung, sodass Projektdokumente auch auf der Baustelle eingesehen werden können.